1. Personopplysningar som vert behandla av Vestlandsforsking

Vestlandsforsking samlar inn og behandlar personopplysningar til forskingsformål og kommunikasjon.

A) Forskingsformål

I forskingsprosjekt er Vestlandsforsking behandlingsansvarleg for personopplysningar som vert samla inn. Typiske personopplysningar som vert behandla er navn, bosted, alder, utdanning, yrke, etc., men dette vil variere frå prosjekt til prosjekt. Oversikt over kva personopplysningar som vert behandla vert oppbevart i meldingsarkivet til NSD Personvernombodet. I alle forskingsprosjekt skal det framgå kva som er formålet med databehandlinga.

Spørjeundersøkingar og intervju

Spørjeundersøkingar (elektronisk eller papir) og intervju (personlig intervju, gruppeintervju) er vanlege metodar for gjennomføring av forskingsverksemda ved Vestlandsforsking. For å gjennomføre nettbaserte spørjeundersøkingar brukar me primært verktøyet SurveyMonkey og unntaksvis Google Forms. Me vil alltid informere om formålet med spørjeundersøkinga, og om den er anonym eller ikkje.

Dersom undersøkinga er anonym blir det ikkje samla inn opplysningar eller vurderingar som kan knyttast til ein enkeltperson. Dersom undersøkinga ikkje er anonym, kan Vestlandsforsking og eventuelle databehandlarar identifisere respondentane direkte eller indirekte. Alle personopplysningar vert handtert konfidensielt, og kun prosjektgruppa sine medlemmer ved Vestlandsforsking og eventuelle prosjektpartnarar med databehandlaravtale har tilgang. Vestlandsforsking leverer ikkje ut personopplysningar til tredjepartar.

Det vert normalt bedt om samtykke for å behandle personopplysningar, jf. EUs personvernforordning Artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Det er frivillig å delta i studiar, og du kan når som helst trekke samtykket ditt utan å oppgje nokon grunn. Dersom du trekkjer deg, vil alle personopplysningar om deg bli sletta og data du har avgjeve sletta eller anonymisert. Samtykket skal vera informert, frivillig og utrykt. Du kan lesa meir om samtykke hjå datatilsynet.

Sakshandsaming og arkiv

Vestlandsforsking brukar Dropbox og Google for business til lagring og arkivering av prosjektdokument og andre dokument. Instituttet har databehandlaravtale med begge leverandørane som regulerer deira behandling av våre personopplysningar. I dette arkivet er det primært personopplysningar om tilsette og kundar (til dømes navn, adresse, telefonnummer, epostadresse) som er nødvendige for å utøve verksemda vår. Me kan også lagre personopplysningar frå forskinga, då med særskilde rutiner for skilje av idenfiserande opplysningar og restriktiv tilgang.

Datafiler og datasett vert sletta eller anonymisert når behandlinga opphøyrer, om ikkje anna er avtalt.

B) Kommunikasjonsformål

For å ivareta kommunikasjon med våre interessentar og brukarar, samlar Vestlandsforsking inn ulike opplysningar gjennom www.vestforsk.no og ved elektroniske invitasjonar til våre seminar og konferansar.

Nettstatistikk

Vestlandsforsking samlar inn avidentifiserte opplysningar om brukarar av nettsidene ved hjelp av Google Analytics. Google er databehandlar. Formålet med innsamlinga er å utarbeide statistikk som blir brukt til å forbetra og vidareutvikla nettstaden. Døme på kva statistikken gjev svar på, er kor mange som besøker ulike sider, kor lenge besøket varar, kva nettstader brukarane kjem frå, kva dei har søkt etter for å finna vår informasjon og kva nettlesarar dei brukar.

Opplysningane blir behandla i avidentifisert og aggregert form. Me kan ikkje spora opplysningar attende til den enkelte brukar. Berre dei tre første heiltala i IP-adressa blir lagra (t.d. 195.159.103), ikkje det siste potensielt identifiserande talet.

Det vert nytta informasjonskapslar på nettstaden. Informasjonskapslar er små tekstfiler som nettlesaren din kan lagre på datamaskina di når du lastar ned ei nettside. Desse filene blir så brukt til å kjenne att din nettlesar på di maskin. Dersom du har satt opp nettlesaren din til å akseptere informasjonskapslar har du gitt samtykke til vår bruk av informasjonskapslar. Dersom du ønskjer å deaktivere informasjonskapslar, kan du gjere dette i innstillingane til nettlesaren din.

For publikum er det berre nettsidetrafikkanalyseverktøyet Google Analytics sine informasjonskapslar som blir brukt på vestforsk.no:

• _ga: blir brukt til å skilje mellom brukarar og blir brukt opp til 2 år.
• _gid: blir brukt til å skilje mellom brukarar og blir brukt opp til 24 timar.
• _gat: blir brukt til å redusere trafikken til verktøyet.

Du finn meir informasjon hjå Google.

Opplysningane som blir samla inn i samband med drift av nettstaden blir lagra på tenarar drivne av leverandørane. Det er kun Vestlandsforsking og leverandørane som har tilgang til opplysningane som blir samla inn. Databehandlaravtalar mellom Vestlandsforsking og leverandørane regulerer kva informasjon leverandørane har tilgang til og korleis den skal behandlast.

Ramsalt står for utvikling og vedlikehald av nettstaden og behandlar data om trafikk.

Arrangement i regi av Vestlandsforsking

Når du melder deg på kurs eller konferansar, lagrar me personopplysningar til bruk for administrasjon av arrangementet. Vestlandsforsking brukar som regel Google Forms som påmeldingssystem. Til marknadsføring brukar me normalt Mailchimp. Du har høve til å reservere deg mot oppfølging utover arrangementet, opplysningar om deg vil då bli anonymisert/sletta i etterkant dersom dei ikkje må lagrast pga. lovkrav. Liste over påmelde vil som regel bli delt med eigar av arrangementslokale for praktisk gjennomføring av arrangementet.

2. Sikring av opplysningar

Vestlandsforsking sitt internkontrollsystem sørgar for at personopplysningar vert ivareteke etter personopplysingslova og EU sin personvernforordning. Systemet inneheld reglar og rutiner for korleis personopplysningane vert behandla, herunder korleis dei vert sikra, kven som har tilgang og om dei kan bli levert ut til andre, samt ansvar for ulike oppgåver og system. Systemet omtalar også korleis risikovurderingar skal bli gjennomførde.

3. Førespurnad og kontakt

Ynskjer du informasjon om kva opplysningar som er lagra om deg? Ynskjer du opplysningar om deg sletta? Kjenner du til personopplysningar på avvege eller ynskjer å varsle oss om moglege brot på personopplysningslova eller -forskrifta? Ta kontakt med administrasjonen på tlf. 90 63 36 00 eller post@vestforsk.no.

Personvernombud

Vestlandsforsking melder alle prosjekt som inneber innhenting av personopplysningar til Norsk senter for forskningsdata (NSD), som så går gjennom, rettleiar, godkjenner/avviser den planlagte databehandling og melder eventuelle avvik til leiinga. Du kan lesa meir om ordninga på deira nettsider. Kontaktinformasjon: tlf. 55 58 21 17 (tast 1).

Personvernombod for Vestlandsforsking er Monica Brugrand

Rettar

Det er frivillig for brukarar av nettsidene å gje frå seg personopplysningar i samband med tenester. Du har rett til innsyn og å få vita korleis Vestlandsforsking handsamar dine personopplysningar etter personopplysningsloven § 18, 1. ledd. Retten til informasjon gjeld ikkje dersom personopplysningane vert handtert berre for historiske, statistiske eller vitskaplege formål og der handteringa ikkje får nokon direkte innverknad på den registrerte, jf. POL § 18, 4. ledd. Vestlandsforsking har gjeve generell  informasjon om handtering av personopplysningar i denne erklæringa, og vil vise til denne ved eventuelle førespurnader. Dei som er registrert i eit av våre system har rett på innsyn i eigne opplysningar. Vedkommande har også rett til å be om at urette, ufullstendige eller opplysningar Vestlandsforsking ikkje har høve til å behandla blir retta, sletta eller supplert. Krav frå den registrerte skal svarast på kostnadsfritt og seinast innan 30 dagar (jf. POL, § 16).